Bawaslu Cianjur Gelar Rapat Pembinaan dan Pengelolaan Ketatausahaan serta Kearsipan

Bawaslu Kabupaten Cianjur melaksanakan rapat dengan tema “Pembinaan dan Pengelolaan Ketatausahaan dan Kearsipan” yang dihadiri oleh ketua dan anggota serta jajaran sekretariat Bawaslu Kabupaten Cianjur. Selasa (17/5/22).

Ketua Bawaslu Kabupaten Cianjur, Usep Agus Zawari membuka rapat ini sekaligus memberikan sambutan bahwasannya dalam kegiatan ini diharapkan bisa memberikan gambaran yang komprehensif mengenai ketatausahaan dan kearsipan, karena tujuan dalam rapat ini ialah bagaimana caranya bisa memaksimalisasikan pembinaan pengelolaan ketatausahaan dan pengelolaan kearsipan.

Pengelolaan administrasi tata usaha dan kearsipan yang mengacu kepada Peraturan Bawaslu (Perbawaslu) Nomor 13 Tahun 2021 tentang Tata Naskah Dinas Badan Pengawas Pemilihan Umum dengan tujuan menciptakan kelancaran komunikasi secara tertulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi Bawaslu.

Dalam kegiatan ini dijelaskan bagaimana tata cara pencatatan surat masuk/keluar, kartu kendali masuk/keluar, dan klasifikasi kearsipan surat sesuai jenisnya.

“Lanjut beliau menyampaikan adanya jenis dan format naskah dinas, mulai dari Naskah Dinas Arahan, Naskah Dinas Korespondensi, Naskah Dinas Khusus, Laporan dan sebagainya. Fungsi dan pengklasifikasian jenis surat adalah untuk membedakan tingkatan kepentingan dalam urusan dinas / lembaga”.

Dadang Supiandi dari Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah kab. Cianjur juga menjelaskan mengenai Arsip, yaitu sebagai sebuah kumpulan dari aktifitas surat-menyurat yang terjadi oleh karena pekerjaan, dokumentasi yang tersimpan sehingga pada tiap-tiap saat dibutuhkan dapat diperlihatkan sebagai bahan bukti untuk melakukan tindakan selanjutnya.

Berdasarkan teori dan fungsi dari Arsip dibagi dalam 2 (Dua) bagian, yaitu Arsip Dinamis dan Arsip Statis, kemudian dalam pelaksanaan penyimpanan arsip, dikenal 5 (Lima) macam sistem penyimpanan arsip, yaitu penyimpanan arsip berdasarkan pada abjad, wilayah, nomor, tanggal dan pokok masalah.